Всё о Customer Service: как обеспечить лучший клиентский сервис?

Сегодня качество сервиса — это новый стандарт, по которому клиенты оценивают компанию. Было время, когда достаточно было сделать хороший продукт, и это гарантировало высокие продажи. Сейчас рынок изменился, а покупателя нужно «завоёвывать» хорошим отношением на каждом этапе касания. Мы приближаемся к моменту, когда хорошее обслуживание становится важнее самого продукта.

Customer Service. Что это такое:

Customer Service (или Customer Support) — это обслуживание клиентов на полном цикле продаж: до, во время и после покупки. Хороший клиентский сервис включает в себя множество факторов. И то, что вы вежливо пообщались с клиентом во время продажи, ответили на его вопросы или сделали скидку на товар — ещё не значит, что у вашей компании хороший customer service.

Признаки хорошего Customer Service

Понятие «хороший сервис» для разных людей может означать разное. Однако есть универсальные понятия, которые символизируют грамотный подход. Проверьте себя и ответьте, все ли пункты выполняются в вашей компании:

1. Единый стандарт обслуживания. На всех этапах взаимодействия клиент не ощущает себя ненужным. Он понимает, что консультанты в любой момент ему помогут, а курьер доставит покупку в точно назначенное время. Все участники команды разговаривают «на одном языке», вежливы и заинтересованы.
2. Решение проблем клиента на всех этапах. Даже после покупки компания всегда на связи с клиентом: интересуется впечатлениями, отвечает на вопросы, оказывает помощь и техподдержку.
3. Внимание к деталям. Компания знает, какой у клиента любимый вид связи, его предпочтения и вкусы. Может давать персонализированные рекомендации.
4. Клиентский сервис многоканальный. Клиент может связаться с вами там, где удобно ему. Захочет — напишет в WhatsApp , не захочет в мессенджере — закажет обратный звонок . На любом канале его вежливо проконсультируют и направят на дальнейшие действия.
5. Чёткий алгоритм работы с разными клиентами. Ваш сотрудник знает, как направить сомневающегося клиента, что предложить постоянному покупателю и как разговаривать с новичками. Для каждой группы разный сценарий. Есть отдельные стандарты обработки негативного опыта клиентов.

Как создать грамотный отдел клиентского сервиса

1. Идея должна идти от руководства. Хорошее обслуживание можно обеспечить только если руководители заинтересованы в его внедрении. Инициатива должна исходить «сверху», и стратегия обслуживания должна быть чётко регламентирована. Нельзя на словах описать своим сотрудникам, какой сервис вы от них хотите. Стратегия должна быть прописана в специальном своде правил.
2. На customer service выделен отдельный бюджет. Компания должна выделить деньги на профессиональную разработку стратегии.
3. Сотрудники регулярно проходят обучение. Единый стандарт обслуживания может прижиться только если сотрудников этому специально обучать.
4. Отношения внутри компании. Подбирая сотрудников, нужно ориентироваться на их взгляды. Соотносятся ли они с политикой компании? Смогут ли сотрудники помогать друг другу? Понимают ли они вашу идею о клиентском сервисе? Будут ли все участники стремиться к одной цели?
5. Сотрудники знают свой вклад. Каждому работнику нужно объяснить, как непосредственно он влияет на компанию и что конкретно зависит от его участия, даже если он не общается с клиентом напрямую.

Стандарты клиентского сервиса

Если вы хотите внедрить грамотную стратегию Customer Service, нужно прописать стандарты для всех сотрудников. Они должны включать в себя:

1. Последовательность сделки. Что должен сделать сотрудник после того, как клиент оставил заявку на сайте? Кто несёт ответственность за дальнейшую обработку клиента?
2. Поведение сотрудников с клиентами. Какой стиль речи будет использовать команда? Разговорный или официальный? Будут ли какие-то обязательные фразы при общении? Какие вопросы обязательно должны задавать менеджеры?
3. Работа с базой данных. Какие алгоритмы используют менеджеры в разговорах с вашей базой данных?
4. Работа с негативом. Как ваша команда ведёт себя с недовольными клиентами? Есть ли алгоритм?
5. Стандарты маркетинга. Есть ли чёткие рамки в том, какой должна быть реклама? С какой периодичностью она выходит? Что содержит?
6. Правила формирования документов. Как оформляются внешние документы? Какие стандарты дизайна?

Как создать лучший клиентский сервис в своей компании

1. Проанализировать нынешнюю систему обслуживания. Выявить плюсы и минусы работы. На каком этапе клиенты отказываются от вас?
2. Изучить отзывы клиентов, узнать их боли в общении с компанией.
3. Сформировать список стандартных и нестандартных ситуаций с клиентами, составить модель поведения сотрудников для каждой ситуации.
4. Попробовать систему на нескольких клиентах. Перед тем, как внедрять новую систему работы в компанию, нужно проверить её на практике.
5. Провести обучение сотрудников. Продумать их мотивацию.

Что важнее: Customer Service или Customer Experience?

Давайте разберём ещё одно понятие. Customer Experience (CX) — это клиентский опыт. Это впечатления, которые клиент получил от взаимодействия с компанией. Хороший CX — когда ожидания клиента удовлетворены, а компания выполнила всё, что обещала. Customer Experience включает в себя взаимодействие клиента с сайтом компании, сотрудниками, колл-центром и т.д. В общем, всё, с чем может столкнуться клиент на этапах общения с организацией.

Эти понятия не должны существовать одно без другого. Однако Customer Experience немного шире. Когда у банка есть банкомат, который находится у человека рядом с домом — это Customer Service. А если у этого банкомата приятный дизайн, понятный интерфейс и им удобно пользоваться — это Customer Experience. Благодаря хорошему Customer Service можно убедить клиента не уходить от компании. А с правильным Customer Experience создаются поводы, по которым клиент хочет остаться. Разница несущественная, но она есть.

Внедрять Customer Experience можно в случае, когда основные болевые проблемы с Customer Service уже решены. Иначе это пустая трата денег. Если обслуживание хромает, никакие дополнения не сработают. Если клиент не может до вас дозвониться (Customer Service), а вы шлёте ему в почтовой рассылке поздравление с днём рождения (Customer Experience) — это ещё больше разозлит потребителя.

Как мотивировать сотрудников к развитию клиентского сервиса

Часто бывает, что сотрудники не очень понимают, зачем им улучшать клиентский сервис, когда и так все работает. Так как сформировать хороший отдел клиентского сервиса? И как убедить каждого работника, что его вклад важен и уникален?

1. Установить прозрачный KPI (ключевой показатель эффективности). Чтобы клиентский сервис не воспринимался вашей командой, как что-то абстрактное и дополнительное, лучше установить показатели NPS (индекс потребительской лояльности) и CSI (индекс удовлетворённости клиентов). Оценивать эти показатели можно по времени обработки запроса, эффективности решения проблемы и по отзывам клиентов.
2. Регулярно обучать работников. Руководители часто недооценивают значимость обучения. Регулярные тренинги постоянно напоминают команде о ценностях и идеях компании.
3. Внедрить геймификацию. Это когда в работе используются подходы, характерные для компьютерных игр. Это повышает вовлечённость и внимание к процессам. Например, компания Юлмарт установила игру для своих сотрудников, где они сражались с «врагами» — планами по продажам, по мотивам Звёздных Войн.